Какому бизнесу обязательно нужна онлайн-касса: разбираемся в законодательстве

В 2017-2021-х правительство РФ провело масштабные реформы в сфере применения кассового оборудования. Но и после 2021-го изменения в законодательстве происходят достаточно быстро. Уследить за ними сложно. В материале мы собрали для вас актуальную информацию по применению ККТ для малого бизнеса. Вы узнаете, на какой закон стоит полагаться, как работает онлайн-касса, кто должен и кто не должен применять ее, какие есть требования и многое другое. 

Какие законы регулируют использование онлайн-касс

В 2016 году Федеральная налоговая служба (ФНС) внесла поправки в Закон № 54-ФЗ. Поправки обязали предпринимателей использовать ККТ с фискальным накопителем (ФН), который передает информацию в налоговую службу в режиме онлайн. 

Согласно закону, применять онлайн-кассу нужно при следующих операциях или расчетах:

1. Оплата товаров, работ и услуг физическим лицом, в т.ч. через интернет-магазин.
2. Расчет между ИП и юрлицом при оплате наличными или банковской картой.
3. Предоплата, аванс (зачет и возврат).
4. Погашение займов.
5. Ставки, выплата выигрыша в азартных играх или лотереях.
6. Предоставление или получение иного встречного предоставления за товары, работы и услуги.

Как видно из перечня, под расчетом теперь понимают не только прием денег за товар или услугу, но также прием или выдачу средств наличным или безналичным способом. В любом случае, покупателю нужно выдавать чек. 

Какие требования нужно соблюдать при использовании ККТ

Самое главное требование – отправка чека в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД). Данные отправляются по интернету. Также есть условия для отдаленных регионов. Об этом речь пойдет дальше.

Второе главное требование – все контрольно-кассовые терминалы должны быть оборудованы фискальным накопителем. На нем хранится вся информация о произведенных операциях. Изменить или скорректировать эти данные невозможно. Фискальный накопитель нужно менять каждые 13, 15 или 36 месяцев в зависимости от того, что продает организация и какую систему налогообложения она использует. 

Третье главное требование – ваша онлайн-касса должна печатать бумажные чеки или отправлять электронные. Оба вида имеют одинаковую юридическую силу. И не забывайте, что чек нужно предоставлять всегда. Если этого не сделать, покупатель может отправить жалобу в налоговую (и будет прав). Жалоба может послужить поводом к проверке. 

Подробнее об актуальных проверках можно прочитать здесь:

Мораторий на проверку малого бизнеса в 2023 году: что нужно знать и к чему готовиться

ФНС объявила о внеплановых проверках ККТ в 2023 году

Налоговая служба приступила к точечной проверке ККТ

В чеках обязательно указывать все необходимые реквизиты. Сейчас нужно указывать полное наименование товаров, услуг или работ. Налоговая служба строго следит за исполнением этого пункта и взимает штрафы за его невыполнение. 

Как работает онлайн-касса

Для начала онлайн-кассу нужно зарегистрировать в ФНС, а затем в ОФД. Зарегистрировать кассу в ФНС можно через личный кабинет на сайте nalog.gov.ru. Тогда вам понадобиться электронная подпись. Можно отнести кассу в налоговую и зарегистрировать ее очно. 

Теперь поговорим о том, как проходит процесс обработки покупки, создания чека и отправки в налоговую. На самом деле, все достаточно просто. Техника сама выполняет все операции, и процедура занимает доли секунды. Порядок работы выглядит так: 

1. Продавец распознает товар (сканером штрих-кода, выбирает на экране или вводит на клавиатуре).
2. Касса формирует чек.
3. Информация шифруется на фискальном накопителе и отправляются к ОФД.
4. Оператор фискальных данных проверяет чек и одобряет расчет.
5. Данные отправляются в Федеральную налоговую службу.

В каких случаях устанавливать онлайн-кассу не нужно

Мы уже разобрали случаи, когда применение онлайн-кассы обязательно. Но есть виды деятельности, установленные в законе 54-ФЗ, которые освобождаются от применения онлайн-касс. 

В первую очередь это ИП или самозанятые на НПД (налог на профессиональный доход). Это значит, что если предприниматель применяет этот налог или зарегистрирован как самозанятый, то онлайн-кассу можно не использовать. Причем это распространяется на любой вид деятельности. 

Во-вторых, это индивидуальные предприниматели на патентной системе налогообложения, занимающиеся определенным в списке ниже видом деятельности. Нюанс состоится в том, что хотя ККТ можно и не использовать, но вот документ о денежной операции выдать все равно нужно. Подробнее в пункте 2.1 статьи 2 Закона 54-ФЗ.

Вот список направлений, освобожденных от использования ККТ для ИП на ПСН:

• ремонт, пошив (вязание) одежды, головных уборов, обуви;
• стирка, химчистка;
• услуги фотографа;
• монтажные, электромонтажные, сантехнические и сварочные работы;
• остекление балконов и лоджий;
• услуги в сфере дошкольного и дополнительного образования;
• сдача в аренду жилых и нежилых помещений, земельных участков;
• уборка квартир;
• проведение экскурсий;
• звукозапись;
• организация обрядов – свадеб, юбилеев, похорон;
• приготовление блюд для торжеств;
• производство хлеба и кондитерских изделий;
• услуги в области сбора и переработки вторсырья;
• обработка камня для памятников;
• услуги по дизайну, в том числе ландшафтному;
• разработка компьютерных программ, приложений, вебсайтов;
• услуги переводчиков;
• уход за домашними животными;
• услуги в области сельского хозяйства – изготовление инвентаря, производство муки, животноводство, растениеводство, переработка овощей и фруктов.
• гравировка;
• ремонт мебели, спортивного оборудования, очков, ювелирных изделий, игрушек;
• услуги платных туалетов;
• детективные услуги (если есть лицензия).

Однако есть исключения. В п. 2 ст. 346.43 Налогового кодекса РФ приводится перечень направлений, где ККТ обязателен. Список следующий: 

• косметические и парикмахерские услуги;
• починка и техобслуживание бытовой радиоаппаратуры, часов, бытовых машин и приборов, ремонт и производство металлических изделий;
• техобслуживание и починка оборудования, мото- и автотранспортных средств, машин, мойка и полировка авто;
• перевозка грузов в автомобильном транспорте;
• перевозка пассажиров в автомобильном транспорте;
• ветеринарные услуги;
• ведение занятий по физкультуре и спорту;
• перевозка пассажиров с помощью водного транспорта;
• перевозка грузов с помощью водного транспорта;
• охота и ведение охотхозяйства;
• медицинская и фармацевтическая практика по лицензии;
• прокатные услуги;
• розничные продажи в торговом зале не более 150 м² по каждому объекту организации;
• нестационарная розничная торговля и стационарная без торгового зала;
• услуги общепита с залом обслуживания гостей не более 150 м² по каждому объекту организации;
• услуги общепита, не имеющего зала обслуживания гостей;
• выработка молочной продукции;
• рыбная ловля (товарная и спортивная) и разведение рыбы;
• починка компьютеров и коммуникационного оборудования;
• работа стоянок для транспорта.

Третья группа – это предприниматели, ведущие свою деятельность в отдаленных регионах. Список труднодоступных регионов формируют региональные власти и размещают его на своем официальном сайте. При покупке ИП должен выдавать документ о проведенной денежной операции. 

Есть еще список местностей, удаленных от сетей связи. То есть, они не труднодоступны, просто интернет туда не проведен или не ловит. Там использовать ККТ нужно в обязательном порядке. Работать он будет в автономном режиме. 

Что же касается ИП на ЕСХН, то он должен опираться на общие требования. Исключение составляет только тот случай, когда предприниматель реализует свою продукцию на ярмарках и рынках ВНЕ павильонов. В этом случае ККТ не понадобится.

Изменения в 2023 году

За последний год многие виды продукции подпали под обязательную маркировку. Список расширяется, и за новостями лучше следить. Для некоторых видов маркировки придется обновлять ПО на кассовом оборудовании, менять фискальный накопитель или зарегистрировать кассу заново. 

Подробнее можно почитать здесь:

Сладкие напитки попали в список подакцизных товаров

Маркировка пива: что нужно знать магазинам розничной торговли

Что будет если вести бизнес без кассы?

Проверки, штрафы, суды.